解答了近万粉丝的问题，我发现80%的问题，都是这1个原因造成的

做Excel教程这几年，至少回答了近万个粉丝的问题，这其中有80%的问题，其实都是由不规范的数据源造成的。不规范的数据储存格式，直接拉低了我们的工作效率，让本来简单的问题复杂无比，数据整理的时间远远大于数据处理的时间。今天跟大家分享我们如何规范的储存数据，快速提高工作效率

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1.首选一维表格

Excel表格是一个平面，在一个平面中仅仅只有2个维度，所以一般来说在Excel中我们比较常见的表格维度就是1维表跟2维表，如下图所示

1维表格：简单来说就是通过一行或者一列来进行数据阅读

2维表格：通过行列标号这2个维度来进行数据阅读。

Excel中所有的函数与数据处理分析工具，都是根据1维表格来设计的，所以1维表更加适合用于数据分析与统计，但是同等数据下，1维表会占据更多的空间，2维表则会占据更少的空间，但是二维表不便于进行数据统计，所以更建议大家选择1维表作为数据储存的格式

2.同列用格式

一列数据，它们的格式必须要一致，否则的话你可能连哪里错的都检查不出来。

如下图所示，成绩这一列有3个是文本格式，对于文本格式的数值，当使用sum函数对其求和的时候，它们是不会参与运算的，这样就会得到错误的结果

文本格式的数值最显著的特点就是左上角有一个绿色的小三角，如果你的表格中出现这样的数据一定要转换为数值格式，最简单的方法就是利用分列，只需选择这一列数据，然后点击【数据】打开【分列】直接点击【完成】即可

我发现很多人喜欢将单位直接录入在表格中，这样虽然能让人一目了然，但是会对后期的数据统计造成巨大的麻烦，因为这样的数据是不能直接统计的，必须要将单位删除掉才能统计。

其实我们可以将单位放在标题中，在统计数据的时候看下标题上面的单位即可，简单又快捷

合并单元格，可以说是小白的最爱，它虽然能让表格看起来更加的简洁美观，但是它会造成单元格的缺失，使公式的得到错误的结果。Excel中的一些数据工具，比如：分列，透视表等，在有合并单元格的表格中也是无法使用的。

如果你的表格已经存在合并单元格，一定要把它们取消掉，跟大家分享下取消的方法

首先我们需要先把合并单元取消掉，随后按下F5调出【定位】点击【定位条件】选择【空值】然后点击确定，这样的话就会选中表格中的空白单元格，最后在编辑栏中输入一个等于号，点击下第一个数据，按下快捷键Ctrl+回车就能实现批量填充了

很多人喜欢利用空白行来对数据进行分类，如下图所示，我们在姓名的下方插入了空白行用于分类，但是这样做其实就是将一个表格拆分为了多个表格，当我们使用透视表的时候，是识别不到下方的数据的，对于这样的情况，我们只能将空白行都删除掉，最简单的方法就是利用排序来完成

只需选择数据区域，然后点击排序，选择升序排序，然后在跳出的窗口直接点击排序即可，这样的话空白行就会被放置在下方，我们直接删除即可

最常见的在数据掺杂空格的情况就是在姓名对齐这个例子中，很多人喜欢在姓名的中间敲2个空格以达到对齐的目的。

但是当我们对数据进行匹配的时候，这样的数据往往是找不到结果的，因为数据中掺杂空格，Excel会认为【鲁班】与【鲁空格空格班】不是同一个数据，这个时候我们就需要把数据源中的空格都删掉，可以利用替换来解决

按下快捷键Ctrl+H调出替换在查找内容中输入一个空格，直接点击全部替换即可，这样的话就能将所有的空格都删掉了

以上列举的是6个比较常见的错误方式，以下5点大家也应该尽量遵循，可以快速地提高你数据统计的处理的效率

1.避免出现1日1表，同类型数据尽量录入到一个表格中，这样就不用进行数据汇总了

2.避免使用颜色区分数据，这个效率真的很低，新增一个字段，方便统计

3.表格格式统计，便于进行数据汇总，无需再调整格式

4.能使用函数引用的不要手动输入，这样的话数据源更新，结果也能自动更新，必须重新计算

5.表格字段比较多，建议利用数据验证来规范数据的录入格式，可以有效规避错误数据

以上就是我能想到的数据储存的几个关键点，你还有什么需要补充的吗？欢迎留言讨论