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Word全能自动化，效率翻倍

Word Excel PPT爱好者 • • Word Excel PPT教程 • 阅读 48

随着时间的变化，我们会在文档中自动更新一部分固定内容，但如果手动更新非常麻烦，难道就不能智能一点，自动更新吗？当然可以。

1、Word设置自动更新日期

①切换到【插入】-【文本】-【日期和时间】，在弹窗中，选择当天日期格式，并勾选右上角的【自动更新】，就可以在Word文档选中获得随着时间变化自动更新的日期。

Word全能自动化，效率翻倍插图1

②同样的方法，也可以添加当前时间，勾选自动更新，时间就可以在Word文档中随着时间的推移而变化。

Word全能自动化，效率翻倍插图3

2、做邀请函，自动添加先生/女士

当使用Word的邮件合并功能批量生成邀请函时，我们需要通过对性别男女判断，智能的在嘉宾名称后方添加【先生/女士】的尊称，这是如何操作呢？

①准备工作

准备一份邀请函模板，将源数据（需要邀请的人）整理到excel中整理出来，内容按姓名、性别、职务、单位、通讯地址等字段对邀请人信息进行登记。

Word全能自动化，效率翻倍插图5

②邮件合并

打开准备好的邀请函，切换到【邮件】选项卡，点击【选择收件人】-【使用现有列表】，在弹出对话框中，选择准备好的数据源。

Word全能自动化，效率翻倍插图7

③插入合并域

将鼠标放在合适位置，点击【插入合并域】，在这里可以选择我们数据源中的所有字段，可以在尊敬的后方插入【姓名】字段，并在【姓名】字段后，插入【性别】字段。

Word全能自动化，效率翻倍插图9

④添加规则

当我们插入【性别】时，可以利用Word实现智能的判断，在【姓名域】后面加一个规则【如果…那么…否则…】。

Word全能自动化，效率翻倍插图11

⑤性别判断

域名选择【性别】，比较对象输入【女】，接着在下方的【则插入此文字】输入【女士】，【否则插入此文字】中输入【先生】，单击确定。接着应用格式刷，将返回结果的字体设置为一样。

Word全能自动化，效率翻倍插图13

⑥完成合并

最后，点击右侧【完成合并】-【编辑单个文档】。

Word全能自动化，效率翻倍插图15

勾选【全部】，点击【确定】即可。这样就可以自动生成先生/女士了。

Word全能自动化，效率翻倍插图17

PS：Word的IF域，判断【性别】字段是否为男，是男就返回先生，否则返回女士。鼠标放在先生/女士上，按【Shift+F9】可切换域代码，看到IF域，它实际上是嵌套域，引用的是【性别】字段。

Word全能自动化，效率翻倍插图19

Word全能自动化，效率翻倍插图21

3、自定更新页码

双击Word文档底部，进入页眉页脚编辑状态，点击【页码】-【页面底端】，选择一个页码样式就可以了，设置完成后，鼠标双击空白处完成退出编辑。页码将会自动更新。

Word全能自动化，效率翻倍插图23

还有一种方式，可以直接编辑页码，输入内容，如“第几页”，然后点击【文档部件】-【域】-【NumPage】-【1,2,3……】-【确定】，同样可以完成页码自动更新。

Word全能自动化，效率翻倍插图25

其实关于Word文档的自动更新，一般都源于Word自动化利器-【域】的使用，如果感兴趣可以详细了解一下这个功能。

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